Muligheter og utfordringer ved prosjektstyringsverktøy og prosjektmetodikk – eller hvordan unngå å skyte spurv med kanoner? En casestudie fra sammenslåingen til Agder fylkeskommune

Abstract

Gjennom regionreformen har Stortinget vedtatt å redusere antall fylkeskommuner (inkludert Oslo)fra 19 til 11 i løpet av to og et halvt år. For organisasjonene som skal slå seg sammen innebærer dette et ressurskrevende og gjennomgripendeomstillingsarbeidpå relativt kort tid. Effektive prosjektorganisasjonerer sentralt for å komme i mål.Hvilke muligheter og utfordringer ved bruk av et felles prosjektstyringsverktøy og en felles prosjektmetodikk opplever prosjektorganisasjonen som forbereder sammenslåingen av Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune? Dette er problemstillingenfor denne enkeltcase-studien som ble gjennomført fra desember 2018 til og med januar 2019.Undersøkelsen er basert på kvalitativ metode med fire fokusgruppeintervjuer ogtotalt 22 informanter fra Aust-Agder fylkeskommune, Vest-Agder fylkeskommune og det interkommunale selskapetIKT Agder. Undersøkelsens teoretiske grunnlag knyttes tilnorsk og internasjonal prosjektlitteratur ogprosjektforskning.Resultatene viserat gode dokumentasjonsmuligheter først og fremst taler for innføring av prosjektstyringsverktøy, mens for mye informasjon og funksjoner i verktøyet taler mot. Studien tyderogså på at informantene fra prosjekter av en viss kompleksitet og varighet, opplever det største positive mulighetsrommet fra verktøyet og metodikken. Informantene fra arbeidsgruppene,som jobbet med ordinære utredningsoppgaver,opplevde ikke at verktøyet og metodikken ga nytte i samme grad. Når det gjelder opplevde muligheter fra metodikken, trekker informantene primærtfrem standardisering og felles begrepsapparat. Utfordringene knytter seg blant annettil kompleksiteten i metodikken og at den oppleves somomstendelig. Hvordan skal man så unngå å skyte spurv med prosjektkanoner? Blant foreslåtte konsekvenser for praksis er at bruk av verktøy og metodikk bør avgrenses til prosjekterav en viss størrelse, kompleksitet og varighet,og primært bør unngås for små prosjekter og ordinære linjeoppgaver.Det anbefales også at det utarbeides «lightversjoner» av Prosjektveiviseren til Difi og konkrete prosjektstyringsverktøy. I tilleggforeslåsdet i større grad å integrere smidig metodikk som en valgmulighet i Prosjektveiviseren, og satse ytterligere på tidlig opplæring i metodikk og verktøyfor nye prosjektdeltakere.