Håndtering av fragmenterte tidsgevinster i et digitaliseringsprosjekt

Abstract

Det oppleves stadige utfordringer med å synliggjøre realiseringen av vissetyper gevinster innen offentlig sektor.Denne studien tar for seg problematikken rundt det å synliggjøre realiseringen av tidsgevinster, som samlet for en organisasjon er stor –men som må realiseres ved at for eksempel 900 mennesker endrer sin arbeidshverdag og dermed sparer litt tid hver. Hvordan skal man rettferdiggjøre investeringer og ressursbruk på digitale løsninger hvis man ikke klarer å påvise at slike gevinsterrealiseres og at nytte oppnås? Litteratur fra prosjekt-og porteføljestyring, endringsledelse og gevinstrealisering ble gjennomgått. Litteraturen innen de tre teoritemaene er entydige på at involvering, informasjon og forankring hos alle involverte er avgjørende faktorer for å lykkes med gevinstrealisering.For å studere problemstillingen utførte jeg en kvalitativ case-studie i en virksomhet og et prosjekt med denne type problemstilling. Jeg intervjuet interessenter på ulike nivå i organisasjonen for å finne ut hvordan ledelsessignaler fra toppledelsen ble fulgt opp nedover i organisasjonen der nytten skulle realiseres. Studien viser at til tross for at man ikke slavisk følger valgte metode for gevinstrealisering nedover i organisasjonen, realiseres gevinstene. Til tross for mangel på detaljoppfølging av avdelingsledere og lærere,ser det ut som lærerne benytter den sparte tiden til det som var målsettingen med gevinstrealiseringen. For en lærer vil det si å sørge for at skolelevene får mest mulig læringsutbytte og klarer å fullføre den videregående skolen. Studien viser at en tydelig målforståelse for sin virksomhet, lærernes oppriktige ønske om at eleven skal lykkes og ønske om en enklere administrativ hverdag,er de viktigste drivernefor realiseringen. Ut ifra resultatene foreslås det en forenkling i metodene for gevinstrealisering av denne type gevinster. Ved å forenkle arbeidet med å følge opp gevinstrealiseringen, vil man kunne oppnå enklere aksept for og bruk av gevinstrealisering. Det fører til en metode som er enklere å bruke og gevinstrealiseringen kan oppnå større legimitet som styringsmekanisme i offentlig sektor.Resultatet viser at for typengevinster som omhandles i studien,i en kontekst der ansatte har en god målforståelse for sin virksomhet og gode verdier i sin yrkesutøvelse, kan kvalitative metoderbenyttes for å påvise realiseringen, i stedet for kvantitative.