Analyse av offentlig tilbudskonkurranse for Asplan Viak

Abstract

Når en offentlig instans benytter seg av anbudsutsetting som tjenesteyting for egen organisasjon, må de forholde seg til et regelverk. Dette regelverket består av lov om offentlig anskaffelser med tilhørende forskrift. Dersom en offentlig instans skal kjøpe tjenester av en annen aktør må det arrangeres en konkurranse slik at flere leverandører har mulighet til å delta. Det er et hav av fallgruver som må passeres før man kan levere ut et anbud. Vi har prøvd å forenkle prosessen ved å sette det opp en gjennomføringsmodell som enkelt tar for seg hovedpunkter i prosessen. Som anbyder er det også strenge reguleringer om hvordan et tilbud skal utformes og behandles. Alle anskaffelser må gjennom et regelverk med konkurranse. Dette resulterer i at hver bedrift må utarbeide en strategi rundt sin bedrift. Strategien bygger på visse faktorer som vinnersjanse, muligheten for å komme inn på et marked og selvfølgelig potensiell fortjeneste. Vi ønsket i den sammenheng å finne ut mer rundt denne prosessen gjennom å utarbeide et forskerspørsmål:  Hvordan kan Asplan Viak forbedre sin tilbudsstrategi? For å kunne si noe om Asplan Viak sin tilbudsstrategi hentet vi inn et datagrunnlag som var representativt for denne prosessen ved å gjennomføre en kvantitativ og kvalitativ metode. Den kvantitative undersøkelsen ble gjennomført ved et spørreskjema som ble sendt ut til samtlige oppdragsledere i Asplan Viak. Nøkkeltallene ble bearbeidet, drøftet og analysert manuelt. Gjennom å sette de ulike elementene i system ble det bakgrunn for å avdekke mulige forbedringspotensial for Asplan Viak. Den kvalitative metoden vi benyttet oss av ble basert på intervjuer med strategiske personer i Asplan Viak. Vi håpet gjennom å kombinere disse to metodene, også kalt triangulering, å gi en indikasjon på differanser mellom deres oppfatning gjennom erfaring og rutine, og vårt datagrunnlag ifra undersøkelsen. Tallgrunnlaget gav oss spennende data rundt vår problemstilling. Analysen påpekte hvilken divisjon i Asplan Viak som hadde høyest treffprosent ved tilbudsinnlevering. Tallgrunnlaget viste at Asplan Viak hadde en høy deltagelse på prosedyren åpen konkurranse som vanligvis endte i tap. Ved å se på fordelingen av tildelingskriteriene hadde Asplan Viak høyest treffprosent på oppgaveforståelse. Vi fant også store forskjeller ved effektiviteten til de forskjellige divisjonene internt i Asplan Viak. Vann og miljø hadde dobbelt så stor prosjekteringsomsetning per tilbudstime sammenlignet med planlegging og analyse.