| dc.description.abstract | Prosjekt light er en prosjektmodell som er utformet for å sikre at prosjekter blir håndtert i tråd
med beste praksis i henhold til Servis arbeidsprosess og prosesskart. De fleste av dagens
prosjektmodeller er primært designet for store prosjekter og de komplekse behovene til store
selskaper. Små og mellomstore prosjekter skiller seg på flere sentrale områder fra større
prosjektmodeller. For å oppnå suksess i disse prosjektene er det viktig å tilpasse strukturen,
forutsetningene, målene og størrelsen til prosjektet. Det er for tiden et kunnskapshull om
gjennomføring av små/mellomstore prosjekter. Litteraturen og praksisen viser et behov for
forenkling og tilpasning, men dessverre gir det ikke en klar beskrivelse av hvordan en slik
modell bør utvikles eller implementeres i praksis. Det må justeres, tilpasses hver bedrifts
behov og deres arbeidsmåte. Dette er en stor utfordring både for Servi, akademia og praksis
med små/mellomstore prosjekter. Vårt arbeid komplementerer denne manglende kunnskapen
ved å presentere en konkret løsning for denne utfordringen. Målet er å bidra til sømløs
gjennomføring av små/mellomstore prosjekter i Servi. Oppgaven undersøker og viser hvordan
prosjektmodellen Prosjekt light bør tilpasses og implementeres. Det har vært viktig å bidra til
bedre gjennomføring av små/mellomstore prosjekter i Servi gjennom bruk av Design Science
Research (DSR). Å utvikle en prosjektmodell som er enkel, effektiv, mindre tidskrevende for
Servi, var en stor utfordring for dette arbeidet. Men samtidig tydeliggjør den prosessens
kompleksitet og avdelingen for små/mellomstore prosjekter i Servi må gå gjennom.
Det finnes ingen tydelig fagteori som tar hensyn til små/mellomstore prosjekter. Resultatene
fra empirisk forskning vil ha stor innvirkning på de justeringer og tilpasninger som må gjøres.
Forståelsen og kunnskapen om Servi's praksis og teori har blitt utviklet gjennom samtaler,
sparring, intervjuer, workshops og en grundig gjennomgang. Basert på denne forståelsen, er
bakgrunnen at vi har utviklet, designet en justert, tilpasset prosjektmodell som har blitt
presentert, utfordret og testet i møter med Servi. Vi har forsøkt å tilpasse modellen til Servi's
behov, og vi ser at for å få den til å fungere godt, kreves god informasjon og forståelse fra
Servi og andre ansatte som er involvert i den eksisterende modellen.
For å utvikle modellen har vi gjennomført samtaler og intervjuer med sentrale personer som
har god kunnskap og erfaring fra Servi's dagens prosjektlederteam. Vi har kartlagt deres
prosesser for å forstå deres erfaringer og kunnskap om hvorfor Servi i dag utfører dagens
praksis og metode. I dag har Servi ikke en modell for små/mellomstore prosjekter som kalles
Prosjekt light. Modellen er skreddersydd for Servi, samtidig som den er forankret i fagteori,
og vektlegger behovene til små/mellomstore prosjekter. Justeringen er basert på
suksessfaktorer, kriterier og karakteristikker for små/mellomstore prosjekter.
Vår erfaring sammen med Servi viser at resultatene fra arbeidet indikerer at Servi har en lang
vei å gå når det gjelder små/mellomstore prosjekter. Prosjekt light krever god
kommunikasjon, en mer effektiv prosessflyt, færre timer pr. avdeling og tydeligere kriterier
som vekter prosjektet slik at det får en riktig prosess fra start i Servi. Dette vil også bedre
oppfølgingen og evalueringen av kunden. Målet med Prosjekt light er å bidra til
kostnadsbesparelser, en raskere prosessflyt, bedre kommunikasjon, oppfølging og evaluering.
Det er veldig viktig å gjennomføre tilstrekkelig gjennomgang og planlegging før man starter
nye prosjekter. Viktige funn inkluderer et klart behov for risikovurdering, kriterier som vekter
prosjektet i riktig prosess slik at kunden får den gode oppfølgingen de har krav på. Klare mål
og leveranser er en viktig faktor for vellykket gjennomføring, bekreftet av både erfaring, teori
og de viktige empiriske funnene i Servi.
Resultatene av implementeringen viser at rullerende planlegging av oppgaver er mest
passende. Etter at Servis prosjekter utsettes for endringer, markedsutfordringer, kompleksitet
og variasjoner, er kompetansebygging, overføring og evaluering av prosjekter nøkkelen til
fremtidig suksess. Denne evalueringsfasen må ikke undervurderes av Servi.
Vår analyse av Servi viser at optimalisering av prosjektmodellen Prosjekt light må gjøres
gjennom forenkling. Basert på intervjuer, diskusjoner og workshops, har vi kommet frem til
følgende oppsummering:
Prosjektlederen kobles på tidligere i prosessen
Når selgeren overleverer prosjektet fra kunden til prosjektlederen, skal prosjektlederen
ta direkte kontakt med kunden for eventuelle justeringer videre i prosessen.
Man skal ikke hente tilbake selgeren for å kommunisere med kunden, prosjektlederen
skal kommuniserer direkte.
Justert og forenklet prosjektmodell er designet for små/mellomstore prosjekter.
Samme struktur, prosesskart som Servi kjører i dag, men med justeringer og tilpasset
Prosjekt light-flyt
Kriterier for vekting som sikrer at prosjektet blir tydelig definert og avklart i starten,
som differensierer mellom en ordre, mellom stort prosjekt (Prosjekt light) eller stort
prosjekt.
Bidrar til smidighet, bedre flyt, besparelse av kostnader, effektiv oppfølging og
gjennomføring av prosjektet.
Klar avslutning og evaluering internt og sammen med kunden
Prosjekt light som modell, metode med empiriske funn og fagteoretisk forankring.
Prosjekt light er en modell spesielt utviklet for små/mellomstore prosjekter i Servi, og har
vært etterlengtet av selskapet. Erfaringen viser at deres forutsetninger, struktur, modenhet,
erfaringer og kompetanse gjør at tradisjonelle store prosjektmodeller og eksisterende
fagteorier kan oppleves som kompliserte og tidkrevende. Derfor har Prosjekt light blitt
utviklet med tanke på å være generisk innenfor gitte rammer, samtidig som den kan tilpasses
individuelle behov og kontekster. Det har vært gode tilbakemeldinger fra ansatte og behovet i
Servi etter å ha brukt modellen i møter, intervjuer og workshops, og det er en god stemning
rundt videre bruk av modellen i Servi. | |