Bred medvirkning som betingelse for å lykkes med implementering av Lean – en casestudie av Agder Energi

Abstract

I dagens samfunn kreves det at organisasjoner kontinuerlig må forbedre prosesser, fordi konkurransen blir større og større. En organisasjon kan risikere å stagnere dersom man ikke utvikler seg. Forbedringer av prosesser i organisasjoner innebærer ofte endringer på individnivå som medfører endringer av arbeidshverdagen. Det forkommer endringer når noe nytt implementeres. Noen mennesker vil akseptere en endring, enten i form av å opptre passivt eller å være aktivt delaktig. Andre individer vil etablere en form for motstandsstrategi mot endringen, hvilket det kan være flere ulike grunner til. Denne masteroppgaven har tittelen ”Bred medvirkning som betingelse for å lykkes med implementering av Lean”. Formålet med oppgaven har vært å avdekke hvilke krefter som er i spill ved implementeringen av Lean hos Agder Energi (AE) og hvordan ulike faktorer virker inn på prosessen. Bred medvirkning brukes som et overordnet begrep som for å beskrive en situasjon hvor det er medvirkning fra de involverte ved ulike nivå i en organisasjon. Det er formulert følgende tese for oppgaven: "Høy grad av medvirkning er en betingelse for vellykket implementering av Lean" På bakgrunn av valgt tema og tesen som er presentert, svares det på følgende problemstilling: "Hvordan virker organisasjonskultur, ledelse og forståelse som moderatorer på implementeringen av Lean i Agder Energi?" AE og to av deres avdelinger ved vannkraft er valgt som case for oppgaven. Studien er gjennomført som casestudie og for å være en forståelsesorientert oppgave. For å undersøke og svare på problemstillingen er det valgt ut tre moderatorer som kan virke inn på prosessen ved implementeringen. Moderatorene som er lagt til grunn er organisasjonskultur, endringsledelse og forståelse. På bakgrunn av moderatorene er det formulert tre forskerspørsmål for og grundigere avdekke hvordan hver av faktorene virker inn på prosessen: RQ 1: ”Hvordan virker organisasjonskulturen inn på prosessen ved implementeringen av Lean?” RQ 2: ”Hvor viktig er ledelsens atferd ved implementeringen av Lean?” RQ 3: ”Hva er betydningen av felles forståelse i prosessen ved implementeringen av Lean?” I denne oppgaven er Lean definert som en ledelsesfilosofi. Videre ses lean på som den dynamiske tilstanden en organisasjon befinner seg i, hvor det kan tenkes at kontinuerlig forbedring er måten å drive Lean på. En organisasjon vil i den sammenheng bære preg av og hele tiden jobbe med forbedringsarbeid. Man gir seg ikke, men fokuserer derimot på at man til en hver tid skal bli bedre, samt øke effektiviteten. Teorier som er valgt for denne oppgaven er organisasjonskultur, hvor Schein sin teori om ulike nivå av kultur er sentral. John P. Kotter og han sin teori om endringsledelse og forståelse mellom individer er lagt til grunn ved oppgaven med Lean og kontinuerlig forbedring som bakteppe. I oppgaven er det valgt å undersøke i form av kvalitativ metode, hvor det ble utført syv intervjuer. Respondentene var ledere, mellomledere og medarbeidere. Grunnet ønske om å få perspektiver fra ulike ledd i organisasjonen på prosessen som skulle undersøkes. I en prosess ved implementering av Lean viser det seg at bred medvirkning vil være svært avgjørende for en vellykket prosess. Ulike faktorer vil kunne styre organisasjoner og individer i ulike retninger for hvordan man responderer på endringer. Ved AE viser også funn at det krever medvirkning fra alle nivåer i organisasjonen for å lykkes. Forståelse av Lean og hva det dreier seg om viser seg å være varierende i de delene av AE undersøkelsen omfatter. Det eksisterer sterk kultur i avdelingene hos vannkraft, men kommunikasjonen mellom medarbeidere og ledere viser seg å være utfordrende på enkelte punkter. Den norske modellen erkjenner at en deltakende ledelse er viktig. Medvirkning fra både ledelse og medarbeidere i organisasjonen vil være betydelig i forhold til å lykkes. Studien viser at når ikke alle faktorene er tilstede, så halter prosessen. Det kan trekkes den slutning ut ifra det studien viser at en logisk tankegang vil være å tenke en kombinasjon av faktorene som en betingelse. Med det menes at faktorer som peker i samme retning vil være essensielt. Medvirkning i form av aktiv ledelse, godt engasjement og felles forståelse vil være faktorer for bred medvirkning som betingelse. Styrt dynamikk vil være en ønskesituasjon, hvor det eksisterer et bredt spekter av faktorer som spiller på lag sammen.