Anskaffelsesprosessen av et ERP-system i en SMB : en casestudie i maritim båtutstyr

Abstract

Gjennom tidligere prosjekteroppgaver, ved Masterstudie, oppdaget jeg et sprik mellom hvordan SMB-er og store bedrifter gjennomførte ERP-anskaffelsesprosessen. Det kom også frem at flere SMB-er gjennomførte evaluering og valg på et sviktende grunnlag, og med økonomiske tap som følge. Det finnes nesten ikke litteratur på dette, og litteraturen er i all hovedsak rettet mot store bedrifter. Noe som motiverte for å undersøke anskaffelsesprosessen for SMB-er nærmere. Målet med denne studien ble da å kartlegge hvordan èn SMB gjennomførte anskaffelsesprosessen av et ERP-system, og identifisere KSF-er i forhold til denne prosessen. Denne studien ble gjennomført som et kvalitativt fortolkende en-case-studie, slik at anskaffelsesprosessen kunne bli kartlagt på en grundig måte. Funnene viser at anskaffelsesprosessen bestod av seks iterative prosesser: planleggingsprosessen, informasjonsinnhentingsprosessen, utvalgsprosessen, evaluerings- og valgprosessen, forhandlingsprosessen og forprosjektsprosessen. Av disse prosessene, fungerte informasjonsinnhentingsprosessen mest som en ”støtteprosess”, mens de andre ble gjennomført i en stegvis rekkefølge. Det ble identifisert elleve KSF-er for anskaffelsesprosessen, men hvor viktigheten av de ulike KSF-ene endret seg igjennom prosessen. Dette var de KSF-ene som ble identifisert: Valg av prosjektgruppe, kompetansebygging, støtte i toppledelsen, planlagt og strukturert prosess, fast prosess, korrekt og presis informasjon, utvikling av kravspesifikasjon, etablering av evalueringskriterier, vurdering og valg av systempakker, vurdering og valg av konsulenter og partnerskapstilnærming. Funnene i denne studien er noe forskjellige, fra hva som er identifisert i litteraturen. SMB-er har naturlige begrensninger i forhold til ressurser og kompetanse, dette medfører endringer i anskaffelsesprosessen. Disse begrensningene påvirket hvilke KSF-er som ble identifisert, og hvor i prosessen de var kritiske. Disse funnene kan være til hjelp for SMB-er som skal i gang med en anskaffelsesprosess, og har et behov for å vite hvor de burde fokusere sine begrensede ressurser. Resultatene viser at det er et behov for videre undersøkelser, i forhold til hvordan anskaffelsesprosessen blir gjennomført i SMB-er, og hvilke KSF-er de burde fokusere på