Hvorfor har det vist seg så komplisert å etablere informasjonsportaler i akademiske institusjoner : casestudie fra Handelshøjskolen i København og Universitetet i Agder

Abstract

Da prosjektene jeg har undersøkt ble påbegynt i 2003 var dette helt i starten på en bølge systemer som ble kalt Content Management Systems (CMS). Disse systemene skulle ta over og løse mange av de problemene som tradisjonelle filstrukturbaserte nettsteder hadde og har hatt siden tidlig på 1990 tallet. På den samme tiden var det liten erfaring fra andre implementasjoner som en kunne støtte seg på. Det var heller ikke gjort mye forskning på området da en ikke hadde tilgang til empiriske data (Nordheim 2004) som kunne forklare hva det innebar å etablere CMS løsninger. I dag begynner det å komme rapporterte erfaringer og det er tilgjengelig men begrenset forskning på området. I utgangspunket kunne overgangene til CMS se ut som et teknologisk skifte hvor en byttet ut en uhensiktsmessig filbasert webløsning med et system som ivaretar innholdsproduksjon, innholdsforvaltning, informasjonsdesign, informasjonsarkitekturer i en informasjonsportal. Tidligere var det å produsere innhold på nett en teknisk barriere som la naturlige begrensninger på utbredelsen av websider siden de var vanskelige å vedlikeholde, strukturere, organisere. Samtidig som en fikk teknologiske løsninger til å håndtere innhold vokste behovet for å være tilstede på nett og etterspørselen etter innhold økte eksplosivt. Det som jeg finner i mine undersøkelser er at en ikke hadde hverken tekniske, innholdsmessige eller organisatoriske forutsetninger til å leve opp til kravene som stilles for å formidle og forvalte store innholdsmengder. Det å håndtere en digital organisasjon på nett stiller helt andre krav og medfører store utfordringer som ikke har vært tilstede i tradisjonelle papirorganisasjoner. En digital organisasjon krever endring i den tradisjonelle organisasjons måte å opptre på. Informasjonsforvaltning på nett blir en større del av hverdagen og det krever endring i oppgaver. For institusjonene jeg har undersøkt har det ikke vært kultur for å drive fram slike prosjekter da en mest sannsynlig aldri har vært ute for en slik omlegging som påvirker alle i hele organisasjonen. Introduksjonen til CMS var ikke bare et teknologiskifte men en innleding til den digitale arena og den digitale organisasjon. Kompetansen som er nødvendig for å drive fram en digital organisasjon er også liten og må heves for å kunne ivareta institusjonene på nett. Jeg finner også at det ikke har vært noen erfaring med prosjekter og prosjektledelse ved institusjonene noe som har medført at mål og målekriterier ikke er satt og at gevinster har uteblitt. Akademiske institusjoner er kjent for sin egenart og sin autonomi og dette har gjort det vanskelig å få til gode dialoger og diskusjoner om et felles mål og felles oppfatning om hvordan institusjonenes informasjonsportaler skal fremtre og hvem som skal ligge hvor i informasjonsarkitekturen. Et annet funn er at en har sterkt undervurdert tidsbruk, ressursbruk og kostnader forbundet med overgangen til den digitale arena. Dette har medført at det ikke er satt av nok dedikert tid, satt av nok ressurser til teknologi, organisasjonshåndtering og innholdsproduksjon. Summen av alle de faktorer som er nevnt i dette sammendrag har medført at det er en komplisert og tung prosess å få etablert informasjonsportaler ved disse institusjonene. Ingen av disse funnene er nye men en bekreftelse på at håndtering av informasjonsportaler med sterk organisatorisk påvirkning er utfordrende og kompliserte å håndtere hvis en ikke tar høye for både ulike perspektiver og suksessfaktorer. I mine undersøkelser legger jeg til grunn 8 perspektiver for å kunne forstå og forklare informasjonsportaler. I en undersøkelse av (Remus 2006) beskrives 21 kritiske suksessfaktorer som må oppfylles for å få til suksessfulle portaler etter tyske forhold. Disse kriteriene finner jeg må oppfylles som resultat av mine undersøkelser og dekker 6 av mine perspektiver. Det jeg finner i mine undersøkelser i Norge og Danmark som er forskjellig fra de tyske forhold er at de tyske suksessfaktorer ikke tar hensyn til kritiske suksessfaktorer i forhold til menneskeperspektivet og innholdsperspektivet Slik sett vil mine undersøkelser av to store utdanningsinstitusjoner i Norge og Danmark bidra til å utvide settet av kritiske suksessfaktorer for å dekke alle de perspektiver som jeg har etablert i min masteroppgave.