| dc.description.abstract | Det har de siste årene kommet et stadig større press om effektivisering og digitalisering i den
offentlige sektoren i Norge. Dette innebærer blant annet effektivisering av ressursbruk og
fokus på høyere produktivitet. I tillegg til dette har det i senere tid vokst frem en økende
oppmerksomhet rundt det å være prosessorientert. Dette kommer blant annet av tankegangen
om at en prosessorientert virksomhet kan gå fra å være opptatt av hver enkelt funksjon sin
isolerte prestasjon, til å fokusere på verdiskapning og effektivitet på tvers av funksjonene. I
den forbindelse undersøker denne studien hvilke utfordringer som er knyttet til prosessen ved
fredning av offentlige kulturminner, og hvordan prosessledelse og IT sammen kan bidra til å
løse disse utfordringene.
For å besvare vårt forskningsspørsmål bygger denne studien på et litteraturgrunnlag bestående
av tre hovedretninger, nemlig prosessledelse, informasjonsforvaltning, og endringsledelse.
Videre tar oppgaven utgangspunkt i fredningsprosessen ved Riksantikvaren.
Fredningsprosessen er en av Riksantikvarens hovedprosesser, der formålet er å sikre varig
vern for et tverrsnitt av kulturminner fra hele landet. Riksantikvaren består av en
funksjonsorientert organisasjonsstruktur hvor flere seksjoner tar del i prosessen, og besitter en
rekke «silo-baserte» IT-løsninger som blir benyttet. Fredningsprosessen oppleves i dag som
lite effektiv, noe som i hovedsak gjenspeiles i en lang og uforutsigbar saksbehandlingstid.
Gjennom en kvalitativ casestudie har fredningsprosessen hos Riksantikvaren blitt kartlagt ved
bruk av intervjuer, dokumentanalyse og gjennom utarbeidelsen av en prosessmodell. En viktig
del av vår analyse har vært å bruke Hammers PEMM-modell til å kartlegge modenhetsnivået
til fredningsprosessen, for å beskrive dagens situasjon og identifisere utfordringer.
På bakgrunn av datainnsamlingen har det i tillegg til den lange saksbehandlingstiden blitt
identifisert en rekke andre overordnede utfordringer ved fredningsprosessen. Først og fremst
er det tydelige utfordringer ved samarbeid på tvers av avdelinger og seksjoner, noe som også
innebærer en mangel på informasjon og kunnskapsdeling. I tillegg til dette er det også
identifisert enkelte utfordringer relatert til IT-løsningene. Dette kommer klart frem av at
informasjon er spredt i ulike IT-systemer og arkiver, og at denne informasjonen ofte ikke er
oppdatert eller fremstår som mangelfull. Blant annet er det en tydelig mangel på
oppdateringer av Riksantikvarens nettside i forhold til informasjon om fredninger. Utover
dette har det også blitt identifisert en noe lav brukervennlighet i saksbehandlingssystemet.
De identifiserte utfordringene ved prosessen kan sees i lys av både organisatoriske- og ITrelaterte
forhold hos Riksantikvaren. Innenfor organisatoriske forhold konkluderer vi med at
Riksantikvaren har et forbedringspotensial i forhold til ledelse og styring av prosessen, samt i
forhold til informasjons- og kunnskapsdeling. Det virker også som en funksjonspreget
organisasjonsstruktur hindrer en strømlinjeformet prosess som går på tvers av avdelinger og
seksjoner. Innenfor IT-relaterte forhold konkluderer vi med at det er utfordringer knyttet til
IT-arkitektur, og et manglende samspill mellom IT og prosess. Disse IT-relaterte forholdene
er spesielt utfordrende i forhold til informasjonsflyt i prosessen, noe som er en av årsakene til
den lange saksbehandlingstiden Riksantikvaren opplever.
På bakgrunn av analyse av modenhetsnivå, diskusjon omkring de identifiserte utfordringene
og relevant litteratur har vi utarbeidet flere ulike forslag til forbedringstiltak. Tiltakene har til
hensikt å imøtekomme utfordringer knyttet til organisatoriske og IT-relaterte forhold. Disse
tiltakene består av:
• Dokumentering og definering av rutiner og ansvarsområder
• Opplæring innen prosesstankegang, endringer i prosessen, og kritiske IT-systemer
• Systemintegrasjon og tilrettelegging for informasjonsdeling
• Involvering fra ledelsen og ansvarliggjøring av prosesseier
• Mål, målinger og kontinuerlig forbedring
I tilknytning til gjennomføring av de overnevnte tiltakene har vi identifisert potensiell
motstand blant ansatte, blant annet på grunn av ekstraarbeid, frykt for det ukjente og endring
av maktforhold. På bakgrunn av dette presiserer vi viktigheten av endringsledelse for å kunne
legge til rette for, og gjennomføre endringene på en vellykket måte.
Denne studien gir et viktig bidrag til Riksantikvaren ved å belyse utfordringer ved deres
fredningsprosess, i tillegg til å legge frem forslag til tiltak for å løse disse. Studien gir også et
bidrag til andre praktikere innen offentlig sektor, i Norge eller andre land, som har lignende
prosesser og utfordringer. Videre bidrar studien til forskning ved å redegjøre for hvordan en
fredningsprosess for offentlige kulturminner foregår i Norge og hvordan
prosessforbedringsforsøk kan gjennomføres og styres. Som følge av et stadig større krav til
effektivisering og forbedring i offentlig sektor, kan vår studie være av interesse for forskere
som ønsker å gjennomføre lignende studier av prosesser der lovverk i stor grad legger
føringer. Studien bidrar også ved at den viser en praktisk anvendelse av PEMM-modellen i en
prosess som i stor grad er lovregulert, hvilket kan være av interesse for andre forskere som
ønsker å benytte samme modell.
Videre forskning kan undersøke effektene som oppstår på bakgrunn av Riksantikvarens
nåværende tiltak for forbedring, samt våre foreslåtte tiltak. Denne forskningen kan foregå
gjennom en longitudinell studie som utdyper effektene, eventuelt gjennom en
aksjonsforskningstilnærming der forskeren tar del i gjennomføringen av tiltakene. | nb_NO |
