Implementering av skybaserte ERP-systemer : En kvalitativ studie i norske små og mellomstore bedrifter

Abstract

Skytjenester har i den senere tid fått økende popularitet innen virksomheter, og er nå den moderne operativmodellen for Enterprice Resource Planning Systems (ERP). Skybaserte ERP-systemer kan gi mange fordeler for små og mellomstore bedrifter (SMB’er), som ofte har mangel på ressurser til å investere i et så omfattende system som ERP. Derfor er det både nyttig og interessant å analysere hvordan et slikt system blir implementert i SMB’er. På bakgrunn av dette har masterutredningen forsket på hvordan norske SMB’er opplever en implementering av et skybasert ERP-system. For å undersøke dette er studien bygget på følgende forskningsspørsmål; Hvordan blir skybaserte ERP-systemer implementert i norske små og mellomstore bedrifter? I denne sammenheng ønsket vi å belyse hvilke fordeler og utfordringer bedriftene opplever, samt om det blir tatt i bruk en gevinstrealiserings-tilnærming i forbindelse med implementeringen av et skybasert ERP-system. Av den grunn utformet vi tre underspørsmål; FS 1) Hvilke fordeler oppleves ved implementering av skybaserte ERP-systemer i norske SMB´er? FS 2) Hvilke utfordringer oppleves ved implementering av skybaserte ERP-systemer i norske SMB´er? FS 3) Hvilken gevinstrealiseringstilnærming blir brukt ved implementering av skybaserte ERP-systemer i norske SMB´er? For å besvare forskningsspørsmålene har vi utført en kvalitativ små-N-studie hvor semi-strukturerte intervjuer utgjorde den primære datakilden. Masteroppgaven bygger på en forstudie som ble utført høsten 2017 og en hovedstudie som ble utført våren 2018, hvor totalt 18 intervjuer ble gjennomført med 21 informanter. Informantene var leverandører av skybaserte ERP-systemer og norske SMB’er som har implementert deres system, samt en stor bedrift. Med et variert utvalg har vi fått innspill på samtlige forskningsspørsmål fra forskjellige perspektiver. For å analysere dataene har vi benyttet oss av prinsipper fra «fenomenologisk design». Funnene fra studien viser at SMB’er opplever flere fordeler ved å implementere et skybasert ERP-system. De mest fremtredende fordelene var; forenkling av arbeidsprosesser, fremtidsrettet teknologi, sikkerhet, kostnadsbesparelser, oppdateringer, tidsbesparelser og tilgjengelighet. SMB’ene opplevde ikke spesielle problemer knyttet til implementeringen av systemet, men det kom frem at det å tilpasse seg de nye rutinene som systemet legger opp til kunne være utfordrende. De mest fremtredende utfordringene var derfor tilpasning og organisasjonsendringer. Fra våre funn ser vi at hverken leverandører eller SMB’er anvender en formell tilnærming til gevinstrealisering i forbindelse med en implementering av et skybasert ERP-system. Resultatet viser at noen uformelle aktiviteter blir utført, men at det er for ressurskrevende for SMB’er å utføre omfattende gevinstrealiseringstilnærminger som blir presentert i litteraturen. For å bistå leverandører og SMB’er til å gå fra noen uformelle gevinstrealiseringsaktiviteter til en mer profesjonell praksis, har vi utarbeidet en forenklet modell for gevinstrealisering i forbindelse med implementering av skybaserte ERP-systemer. Modellen er basert på dataanalysen og tidligere forskning. iv Som et bidrag til praksis viser studien hvilke fordeler og utfordringer en implementering av et skybasert ERP-system kan føre til, spesielt for SMB’er. Videre kan gevinstrealiserings-modellen brukes av bedrifter som ønsker et mer formelt fokus på realisering av gevinster i forbindelse med en skybasert ERP-implementering.