Kriterier for å lykkes med klyngeprosjekter : Forutsetninger og prosjekthendelser i et klyngeprosjekt som omhandler anskaffelse av CRM-system : Case-studie av næringsklyngen Arena Magica

Abstract

Stadig flere bransjer ser behovet for å organisere seg i næringsklynger for å forbedre mulighetene til utvikling og vekst. Spesielt mindre virksomheter kan oppnå fordeler ved klyngesamarbeid, for eksempel ved å forene ressurser til større investeringer innenfor teknologi og innovasjon. Den kreative næringen i Norge består i stor grad av mindre aktører, som i liten grad utnytter mulighetene som ligger i markedet knyttet til teknologi. Slike virksomheter vil potensielt kunne oppnå store fordeler av å samarbeide. En gruppe med scenekunstaktører fra næringsklyngen Arena Magica i Østfold har sett et behov for å utvide kunnskapen om sine kunder og drive bedre markedsføring. For å dekke dette behovet har det blitt igangsatt et prosjekt som omhandler investering og bruk av et felles billettsystem med CRM-funksjonalitet. Dette prosjektet blir nærmere studert i denne utredningen. Forskningsspørsmålet i utredningen er: «Hvilke kriterier er det viktig å ta hensyn til i et klyngeprosjekt for å lykkes med anskaffelse av et felles CRM-system?» For å besvare dette spørsmålet ble det først gjort et litteratursøk med utgangspunkt i følgende tema: små bedrifter (SMB), kreative næringer, samarbeid («co-opetition»), næringsklynger, kunderelasjonshåndtering (CRM) og endringsledelse. Som forskningsstrategi har prosjektet i Arena Magica blitt studert gjennom et kvalitativt case-studie. For innsamling av primærdata ble det gjennomført totalt 11 intervjuer med prosjektmedlemmer og andre interessenter. Utover dette ble interne og offentliggjorte prosjektdokumenter tatt i bruk som sekundærkilder for å danne en bredere forståelse for prosjektet, medlemmene og selve konteksten. Da vi startet vårt arbeid hadde prosjektet allerede pågått i omkring 1,5 år, og fortsatte etter vi avsluttet vårt arbeid. Derfor har utredningen fokusert på å kartlegge kriterier som har fremstått som viktig i prosjektet frem til status per februar-mars 2017. Uttrykket «kriterier» blir brukt for å beskrive forhold som er identifisert og som antas å ha påvirkning på prosjektets suksess. Våre funn identifiserer en rekke kriterier som har påvirket gjennomføringen av CRM-prosjektet i Arena Magica så langt. Vi mener at flere av disse er sentrale for å lykkes når virksomheter samarbeider om anskaffelse av et felles CRM-system. Vi grupperer deretter disse kriteriene i to grupper etter hvor de har sin betydning i et prosjektforløp: Forutsetninger og Prosjekthendelser. Det har blitt kartlagt fire kriterier som anses som viktige forutsetninger for initiering av slike prosjekter. Et sterkt behov for prosjektet, velutviklet visjon og formål, tilstrekkelig med ressurser og gjensidig tillit blant klyngemedlemmene, viser seg å være forutsetninger som har påvirket det studerte prosjektet. iv Vi karta totalt syv viktige kriterier i gruppen prosjekthendelser. Disse kriteriene ble deretter tilordnet to prosjektfaser. I initieringsfasen inkluderes kriterier som anses som viktige før selve oppstarten av prosjektet. Denne fasen omhandler hendelser knyttet til forankring, innhenting og utnyttelse av eksterne ressurser, et vellykket samarbeid og utforming av prosjektplan. Prosjektfasen er den andre fasen, og her ble det kartlagt tre kriterier som er viktige for prosjektgjennomføring. Kartlagte kriterier i denne fasen handler om god ledelse, god kommunikasjon og jevn fremdrift. For å lykkes med et klyngeprosjekt som omhandler felles investering og bruk av CRM-system, viser det seg å være avgjørende at man tar hensyn til en rekke kriterier både i forkant og underveis i prosjektet. I tillegg til å kartlegge hvilke kriterier som har blitt ansett som avgjørende i det studerte prosjektet, ønsket vi å legge et grunnlag for andre næringsklynger da vi tror flere lignende prosjekter vil oppstå i nær fremtid.