Gevinster og utfordringer ved virksomhetsarkitektur: en kvalitativ case-studie i NAV

Abstract

Studien er utført i en av Norges største offentlige etater – NAV. Organisasjonen, med sitt ansvar for arbeids- og velferdsforvaltningen i Norge, har som et resultat av en ekstern utredning besluttet å satse på virksomhetsarkitektur. Formålet med satsingen er å kartlegge sammenhenger og avhengigheter mellom medarbeidernes kompetanse, arbeidsprosesser, tilgjengelig informasjon, IKT-systemer, ledelse og styring (Nav, 2016b), i håp om å skape bedre brukeropplevelser og levere bedre tjenester til sine brukere. I denne masterutredningen er det undersøkt hvilke potensielle gevinster en organisasjon kan oppnå ved en satsing på virksomhetsarkitektur. For å undersøke dette, har vi utledet forskningsspørsmålet: «Hvilke potensielle gevinster kan oppnås ved en satsing på virksomhetsarkitektur?». I denne sammenheng er det også interessant å belyse hvilke utfordringer som kan oppstå, og som står i veien for at gevinstene kan oppnås. Av denne grunn utformet vi følgende underspørsmål: «Hvilke utfordringer kan oppstå ved en satsing på virksomhetsarkitektur?». For å besvare disse spørsmålene har vi utført en kvalitativ case-studie, basert på 16 semi-strukturerte intervjuer med respondenter i den studerte organisasjonen. Respondentene har arbeidet på fire forskjellige nivåer i NAV, henholdsvis som direktører, seksjonsledere, prosjektleder og arkitekter. Med dette utvalget har vi fått innspill på gevinster og utfordringer, sett fra ulike perspektiver i organisasjonen. I tillegg har vi utført en analyse av dokumentet «Virksomhetsarkitektur i NAV», som danner et fundament for virksomhetsarkitekturen i organisasjonen. Som et verktøy for å tolke studiens resultater er ny-institusjonell teori benyttet. Teorien tar utgangspunkt i hvordan en organisasjon reagerer og responderer på regulative, normative og kognitive påvirkninger i omgivelsene, som organisasjonen må tilpasse seg for å anses som legitim (Jacobsen & Thorsvik, 2007). I denne sammenheng er det også blitt sett på hvordan en ny satsing på virksomhetsarkitektur kan institusjonaliseres i organisasjonen. Vi har totalt funnet 12 gevinster og 16 utfordringer av satsingen på virksomhets-arkitektur i den studerte organisasjonen. Flere av gevinstene har vist tegn til sterke sammenhenger, noe som også er gjeldende for utfordringene. Av denne grunn er det trukket frem fem potensielle gevinster vi anser som mest sentrale av satsingen på virksomhetsarkitektur. Videre har vi trukket frem fire hovedutfordringer som satsingen på virksomhetsarkitektur står overfor. Fra våre funn ser vi at hverken omfang eller gevinster av virksomhetsarkitektur er definert av organisasjonen. Oppgaven konkluderer med at den studerte organisasjonen må få bukt med utfordringene de står overfor i denne sammenheng for å oppnå de potensielle gevinstene av satsingen. Samtidig bør omfang og gevinster defineres for å øke Gevinster ▪ Felles forståelse av organisasjonen ▪ Målbilde ▪ Redusert kompleksitet ▪ Bedre beslutningstaking ▪ Operasjonalisering av strategi Utfordringer ▪ Interessekonflikter ▪ Kommunikasjon ▪ Manglende forankring og eierskap ▪ Organisasjonsstruktur og profesjonalisering IV eierskapet til initiativet i organisasjonen, og dermed bidra til en instusjonalisering av virksomhetsarkitektur som satsing. Som et bidrag til praksis, viser studien hvilke organisatoriske gevinster og utfordringer virksomhetsarkitektur kan føre til, spesielt i offentlig sektor. Videre kan den brukes som et grunnlag for å definere hvilke organisatoriske gevinster en organisasjon ønsker å oppnå ved deres satsing på virksomhetsarkitektur. Samtidig illustrerer studien også viktigheten av institusjonalisering av virksomhetsarkitekturstyring i en organisasjon, som en kritisk faktor for god forankring og gevinstoppnåelse. I en teoretisk sammenheng kan studien bidra som en illustrativ case, i tillegg til å komplettere akademias forståelse av virksomhetsarkitektur i offentlig sektor.