Kunnskapsledelse i akademia : innføring av intranett ved Universitetet i Agder

Abstract

Stadig flere organisasjoner ser at det er viktig å forvalte kunnskapen på en god måte. Det finnes flere måter å gjøre dette på, men en av de mest brukte løsningene er et intranett. Et intranett inneholder funksjoner for lagring, deling og dannelse av kunnskap og informasjon. I tillegg kan et intranett skape gode relasjoner mellom de ansatte og bidra til en flatere kommunikasjonsstruktur. Innføring av intranett fører til omstruktureringer i organisasjonen og det kan være vanskelig å forberede de ansatte på dette. Systemet får heller ikke verdi før de ansatte tar det i bruk, og det er derfor viktig å være klar over hva som skal til for å lykkes med en intranettimplementering. For å belyse dette har vi gjennomført en studie av en intranettimplementering, en SharePoint-løsning, ved Universitetet i Agder. Studien bygger på en kvalitativ forskningstilnærming, og en integrert casestudie ble valgt som forskningsmetode. Det empiriske datamaterialet har bestått av totalt 16 intervjuer med deltakere fra prosjektgruppen, ledelse og vitenskapelige ansatte ved to fakultet ved UiA. For å danne et best mulig analysegrunnlag har vi valgt ut litteratur som fokuserer på kunnskapsledelse, intranett og ulike faktorer for innføring av systemer som støtter kunnskapsledelse. Denne litteraturen blir sammenlignet opp mot våre funn og danner et grunnlag for å besvare problemstillingen. Funnene i studien viser hva det er viktig å fokusere på både før, under og etter en intranettimplementering. Før implementeringen bør det vektlegges at det er støtte i toppledelsen og at de ansatte får delta i utformingen av intranettet. I selve implementeringsfasen bør man være forberedt på hvilken motstand innføringen kan møte. I tillegg må det legges til rette for en overgangsfase der de ansatte kan tilvenne seg det nye systemet. Etter implementeringen er det viktig at man oppnår en kritisk masse brukere. For å få til dette er det en rekke faktorer som påvirker de ansattes bruk av intranettet. Disse er det viktig at de ansatte får en positiv holdning til. Vår studie viser at de viktigste faktorene for å oppnå dette er opplæring og strategisk bruk, med fokus på støtte fra lokal ledelse. I videre forskning kan det være interessant å gå nærmere inn på de ulike faktorene og se på hva som er viktig i de ulike stadiene av implementasjonen. I tillegg bør det undersøkes nærmere hva som skal til for at de ansatte opplever faktorene positivt. For praktikere gir studien et utgangspunkt for å vurdere hvilke faktorer som må tas hensyn til med tanke på de ansatte ved en intranettimplementering.