Hvordan driftssette et ERP-prosjekt? : en casestudie i Forsvaret

Abstract

Denne studien handler om overgangen fra prosjekt til drift ved innføring av SAP ERP. Studien er gjennomført som en kvalitativ case-studie i konteksten rundt organisasjonene som implementerer, drifter og videreutvikler Forsvarets informasjonssystem – Felles Integrert Forvaltningssystem (FIF). For å forstå hva denne faseovergangen innebærer for en organisasjon, er fokuset rettet mot oppgaver, kompetanse, og overføring av kunnskap fra prosjekt til drift i livssyklusen til ett ERP-system. Målsetningen har vært å avdekke forhold som kan forklare hvordan overgangsfasen kan håndteres. Studien bygger på faglitteratur innenfor prosessbasert forskningstradisjon, supplert med leverandørinformasjon fra SAP ERP. Fokusområdet i faglitteraturen er ERP-livssyklusmodeller, som er forsøkt brukt til å forklare overgangen fra prosjekt til drift. Studiens forskningsspørsmål er rettet mot oppgaver, kompetanse, og overføring av kunnskap fra prosjekt til drift – De viktigste empiriske funnene er at ERP-systemer genererer en rekke oppgaver for både virksomheten (funksjonell side) og IT-avdelingen (teknisk side). Den viktigste oppgaven som er identifisert i denne studien, er samspillet mellom funksjonell og teknisk side fra prosjekt og over til drift. Dette samspillet er viktig for evnen til å drive kontinuerlig forbedring etter at løsningen er driftssatt. Studien har påvist at det er mangler i faglitteraturen på dette området. Dette gjelder spesielt sammensetningen av forvaltningen av ERP i et post-implementeringsperspektiv. Faglitteraturen fokuserer i betydelig grad på tekniske aktiviteter etter go-live. Leverandørinformasjon fra SAP viser at en sammensetning av ressurser fra virksomheten (funksjonell side) og IT-avdelingen (teknisk side) er nødvendig. Dette må på plass for å få til en vellykket implementering og adopsjon for å innfri gevinstene som systemet lover. Det er behov for en sammensatt kompetanse for å dekke opp både et funksjonelt og teknisk perspektiv. Det er viktig å ha god kompetanse om fagområdet som løsningen skal dekke. I tillegg er prosesskompetanse sentralt, både for å forstå hvordan virksomheten henger sammen og hvordan man kan drive kontinuerlig forbedring. Teknisk kompetanse handler i stor grad om SAP kompetanse og om verktøy og metoder for implementering og drift av SAP, endringsledelse, konfigurasjonsstyring og testing. Det handler om å kunne sette et fagområde inn i ett større bilde, begynne å tenke nytt – tenke prosess og hvordan SAP fungerer. Overgangen fra prosjekt til drift må planlegges grundig. For å sikre at denne overgangen blir så smidig som mulig, bør ressurser som jobber med teknisk forvaltning inngå som ressurser i prosjektorganisasjonen. Det samme gjelder funksjonell forvaltning, hvor ressurser fra virksomheten bemanner opp prosjektorganisasjonen. En vellykket postimplementering består av kompetansesentre innenfor hvert fag- eller løsningsområde. Det vil si at en organisasjon, eksempelvis for fagområdet logistikk har funksjonelle og tekniske ressurser som har dedikerte arbeidsoppgaver og mandat til å kalle sammen nødvendige interessenter når beslutninger som påvirker organisasjonens logistikkvirksomhet må tas. Dette perspektivet er utelatt i faglitteraturen. Studien har også påvist funn som bør være av interesse for Forsvaret. Det mangler en klar strategi for Forsvarets ERP-system. Dette strategidokumentet finnes kun i dag stykkevis og delt gjennom prosjektene business case. Forsvaret har en organisasjonsstruktur med maktkonstellasjoner som tviholder på sin funksjonalitet. Man klarer ikke å få aksept for behovet for et stort felles prosjekt for denne typen funksjonalitet. Dette fører til mange implementeringer av funksjonalitet som strengt talt ikke er av viktig strategisk betydning for Forsvaret. Dette er et viktig funn, som slik jeg oppfatter det, har en klar sammenheng med at det funksjonelle forvaltningsmiljøet og prosesseierskapet i Forsvaret er fragmentert. Dette er en viktig implikasjon for Forsvarets beslutningsevne når det kommer til FIF.