Evaluering av IKT-investeringer i norsk kommunal sektor ved hjelp av balansert målstyring: barrierer og fremmere

Abstract

Offentlig sektor har de siste årene gjennomgått en moderniseringsprosess med kjernemål som effektivisering, brukerretting og forenkling. Det kommer stadig krav om bedre og mer effektiv tjenesteyting uten at mer ressurser stilles til disposisjon. IKT fremstår som et av de viktigste virkemidlene i jobben mot disse målene og det viser seg at det budsjetteres en betydelig sum av kommuners totale budsjett til IKT. Samtidig er det mangel på dokumentasjon på uthenting av nytteverdier, omstilling og effektivisering ved introduksjon av ny teknologi. En viktig årsak for dette kan være mangel på formell evaluering av investeringene som blir gjort. Formell evaluering av IKT-investeringer kan gi kommuner flere fordeler, blant annet bedre samkjøring av prosjekter opp mot kommunens øvrig strategi, synliggjøre organisatoriske effekter og øke sjansene for å hente ut gevinster som følge av mer effektiv og hensiktsmessig drift. Denne studien har kvalitativt undersøkt praksisen på evalueringer av IKT-investeringer i ettertid av prosjekter i fem norske kommuner. Problemstillingen er satt i et lys av balansert målstyring (BMS). Hovedfokuset ligger derfor på evaluering av IKT-investeringer i ettertid ved hjelp av BMS. Brukes BMS til dette formålet? Kan BMS brukes? Hvilke barrierer eksisterer? Kommunene som er undersøkt er derfor kommuner som bruker balansert målstyring som styrings- og målesystem. Rapporten har som hensikt å beskrive evalueringspraksisen i de undersøkte kommunene. Den tar for seg i hvilken grad og hvordan casekommunene evaluerer sine IKT-investeringer i ettertid av prosjekter og drøfter dette opp mot tidligere relevant litteratur. Litteraturen som er studert er både internasjonal og norsk som hovedsakelig omhandler evaluering av IKT-investeringer og BMS samt litteratur og teorier som har slått sammen disse som et felles rammeverk for bedre å gjennomføre evalueringer av IKT-investeringer med tanke på både strategi og effekter. Funn viser at evaluering av IKT-investeringer er, med ett unntak, en stor mangelvare i de undersøkte kommunene. Spesielt evalueringer av investeringenes effekter på organisasjonen er lite representert. Det eksisterer veldig få formelle rutiner for å evaluere investeringer, både i forkant og i ettertid av prosjekter. Evalueringene har en generell tendens til å foregå ved hjelp av subjektive skjønnmessige vurderinger. Barrierer og utfordringer for å få mer fokus på dette dreier seg først og fremst om manglende krav fra ledelsen. Andre barrierer er mangel på gode metoder og verktøy og manglende formell planlegging før prosjekter. BMS, slik det blir brukt i dag, er ikke godt nok egnet for å evaluere IKT-investeringer. Målingene som blir gjort har en tendens til å være mer beregnet på å måle resultater for operasjonell drift og for lite på hvilke tiltak som fører til disse resultatene. Kommunene har derfor ikke gode nok måleindikatorer for å skille effekter av IKT-investeringer fra andre tiltak og hendelser. Med dette som grunnlag oppfordres det til å vurdere en mer utstrakt bruk av BMS. Det argumenteres for at BMS kan bli brukt i større grad for å evaluere IKT-investeringene ved å opprette et målekart for hvert prosjekt. Man kan da overføre flere av BMS’ gode egenskaper til å gjelde hver IKT-investering. I tillegg til at hvert prosjekt kan få et bredt spekter av måleindikatorer kan hvert prosjekt lettere vurderes opp mot kommunenes øvrige strategier. Før dette kan bli realitet er det imidlertid barrierer som må brytes ned. Det trengs først og fremst større motivasjon og interesse for å gjennomføre evalueringer av IKT-investeringer, hovedsakelig blant ledere i kommunene.