Brukerinvolvering i ERP-implementeringer : raskeste vei til effektiv bruk av ERP-systemet?

Abstract

Når en organisasjon går til det skrittet å implementere et så omfattende og komplekst system som det Enterprise Resource Planning‐systemer (ERP) er, så er det som alltid én gruppe av interessentene som sitter med minst makt. Denne gruppen er brukerne. Som bruker i en bedrift som implementerer ERP, opplever man mange omveltninger som ofte består i endrede arbeidsprosesser, nye rutiner i forhold til databruken, og svært mye nytt å lære seg for å være i stand til å utnytte det nye systemet så godt som det lar seg gjøre. Forskningen viser at dersom brukerne ikke lykkes i å henge med i denne prosessen, så vil det ha negative effekter på utfallet av implementeringen og medfølgende gevinstrealisering. Det er derfor blitt teoretisert mye rundt hvordan man best mulig kan legge til rette for at brukerne ikke faller av, hvordan de kan motiveres til å ønske å bruke systemet, og generelt gjøre overgangen smidig og effektiv for alle involverte parter. I denne oppgaven ser jeg nærmere på nettopp dette, og mer spesifikt tar for meg hvorvidt slik brukerinvolvering har noe for seg, hvordan det kan oppnås, og hvilke effekter det vil kunne medføre. Gjennom litteraturstudie og case‐studie har jeg forsøkt å avdekke hva både litteraturen finner om dette temaet, og hvordan dette forholder seg i det virkelige liv. Det nevnes til stadighet at ved endt implementering, er det brukerne selv som mislykkes med fullt ut å forstå og ta i bruk det nye systemet. Dette er tilsynelatende en stor hemmer for suksessen til systemet, og medfører ofte ytterlige kostnader i form av opplæring, motivasjon, samt unødig bruk av tid og ressurser på avvikling av eldre systemer. Ofte medfører dette dypp i produktiviteten og inntjeningen i organisasjonen, noe som kan ha svært negative effekter både på organisasjon og de ansatte i den. Det er naturlig å tro at det er en rekke årsaker til at dette problemet går igjen, og mitt ønske for denne oppgaven var derfor å identifisere på hvilken måte brukerinvolvering kan imøtekomme denne problemstillingen, og hvilke potensielle effekter dette vil ha. Med utgangspunkt i nevnte teori‐ og litteraturstudie, har jeg forsøkt å få et svar på min problemstilling ved å teste teorien opp mot virkeligheten. Teorien sier mye om både hva brukerinvolvering er, hvordan det oppnås, og hvilke effekter det har. Det store spørsmålet var derfor om dette ble tatt hensyn til i en svært ordinær SAPimplementering i en middels stor norsk bedrift. Dette ble langt på vei bekreftet, og problemstillingen min i stor grad besvart. Om ikke alle tiltakene utført i case‐studiet var like bevisste, var de like fullt virkningsfulle. Hvorvidt jeg kan trekke slutningen om at brukerinvolvering er den raskeste veien til effektiv bruk av ERP‐systemer er noe vanskelig å si, men det meste av funnene i denne studien indikerer at det er den mest effektive av de metodene som finnes i dag.