Utfordringer ved innføring av Enterprise Content Management system: en case-studie fra Høgskolen i Agder

Abstract

Organisasjoner har opplevd å bli overveldet av informasjon. Ofte har de ikke hatt forutsetninger, verken i form av strategiske kunnskaper eller systemer, for å håndtere den gigantiske informasjonsmengden. Enterprise Content Management (ECM) er betegnelsen på publiseringsverktøy for nettsider som tar sikte på å løse dette problemet. ECM spiller en stadig viktigere rolle i dagens organisasjoner, men det finnes bare en begrenset mengde forskning rundt utfordringer ved innføring av Enterprise Content Management (ECM) i organisasjoner. Vi har gjennomført studien ved Høgskolen i Agder hvor vi har fulgt prosjektet Nettportal HiA som har hatt som mål å innføre et ECM i organisasjonen. Gjennom studien vår har vi forsøkt å kartlegge hvilke utfordringer innføring av et ECM ved en offentlig høgskole byr på. Som grunnlag for undersøkelsen har vi foretatt en gjennomgang av tidligere sentral forskning relatert til ECM. Videre har vi gjennomført en kvalitativ studie av prosjektet Nettportal HiA ved Høgskolen i Agder, som er en offentlig høgskole med over 8000 studenter og omkring 840 ansatte. Data har vi samlet inn gjennom 11 intervjuer med personer med ulik tilknytning til prosjektet. Intervjuobjektene vi plukket ut ble testet opp mot stakeholderteori beskrevet av Mitchell et al. (1997), slik at vi kunne føle oss trygge på å ha valgt ut riktige intervjuobjekter. I tillegg har vi benyttet oss av dokumentasjon fra prosjektet. Basert på den transkriberte teksten, samt dokumentasjonen, har vi identifisert en rekke utfordringer ved innføring av ECM-system gjeldende for Høgskolen i Agder. Prosjekt Nettportal Hia startet på et tidspunkt da ECM-teknologien var ny og umoden. Man hadde ikke rukket å gjøre erfaringer med denne typen systemer, og følgelig fantes der lite forskning på emnet. Dette preget prosjektet og førte til at det kom skjevt ut og etter hvert havnet i en ond sirkel av problemer. De negative faktorene som påvirket prosjektet hadde en gjensidig forsterkende effekt på hverandre. Vi har døpt dette fenomenet ECMs onde sirkel. Om vi skal trekke frem noen av faktorene som hadde en negativ innvirkning på prosjektet er det i særlig grad fire faktorer som har betydd mye: Feil fokus i prosjektinitieringen som har ført til alvorlige problemer med kommunikasjon og samarbeid med organisasjonen. Systemvalg som har medført at man har sett for seg kompetanseutveksling med andre organisasjonen og problemer med å opparbeide egen kompetanse. Det har igjen hatt konsekvenser på den måte at prosjektet har regnet med ressurser man i praksis ikke har hatt. Mangel på prosjektkultur som har gjort at man ikke har hatt klare retningslinjer for ansvar og kommunikasjon. Det har og ført til at prosjektplanlegging ikke ble prioriterte å bruke tid på. Dette har videre ført til manglende kontroll og oppfølging av prosjektets fremdrift. Manglende prototype har forårsaket at man har hatt vanskelig for å oppnå kommunikasjon av og forståelse for valgt løsning. Oppgaven har gitt oss en innsikt i hvilke utfordringer ledere bør være oppmerksom på når de planlegger eller er i gang med innføring av nytt ECM-system i en organisasjon. Våre resultater kan ikke generaliseres da de er basert på en enkelt case studie, men kan forhåpentlig bidra til å gi et innblikk i hvilke problemer man kan støte på. Undersøkelsen er mest relevant for organisasjoner i universitets- og høgskolesektoren.