Kritiske utfordringer ved implementering av et ERP-system i en SMB : en casestudie i en norsk bedrift

Abstract

ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) er virksomhetsomspennende informasjonssystemer som stadig flere bedrifter tar i bruk. Spørsmålet som oftest stilles er ikke lenger om man skal anskaffe et ERP-system; det er hvilket system man skal anskaffe. Stadig mindre bedrifter implementerer ERP-systemer, også flere og flere SMBer (små og mellomstore bedrifter) med knappe ressurser. Implementeringsfasen blir dermed utfordrende for mange. En gjennomsnittlig SMB sitter på liten eller ingen kompetanse om ERP-systemer, og de fleste søker derfor hjelp av konsulenter. Denne masteroppgaven bygger på en casestudie gjennomført i bedriften ABC (pseudonym). Studien har som målsetning å identifisere kritiske utfordringer ved implementering av ERP-systemer i SMBer, og hvordan disse best kan løses. Dette har vi gjort ved å gjennomføre en kvalitativ casestudie med et fortolkningsbasert perspektiv i en SMB som nylig implementerte ERP-systemet Visma Business. Denne implementeringen var svært problematisk, og den gikk langt over forespeilet kostnad. Basert på tolv intervjuer med ledere, ansatte og konsulenten identifiserte vi seks problemområder som casebedriften opplevde:  Prosjektstyring  Forprosjekt og utrulling  Tilpasninger og bruk av systemet  Opplæring og bruk av systemet  Workarounds  Oppfølging Hovedproblemet under implementeringen var prosjektstyringen. Både ABC og konsulentselskapet gjorde store feil underveis i prosessen, noe begge parter har innrømmet i ettertid. Prosjektet var preget av dårlig kommunikasjon og samordning, man manglet en handledyktig leder som kunne ta ansvar underveis. Opplæringen var mangelfull, systemet ble skreddersydd i alt for stor grad, og rutinene ble ikke fulgt godt nok. Først høsten 2010 fikk man full kontroll over systemet, over ett år etter implementeringsdatoen 15. juni 2009. Mulige tiltak som kunne vært gjennomført er blant annet ansettelse av en ekstern prosjektleder, større fokus på opplæring og kontinuerlig oppfølging av de ansatte i perioden etter implementeringen. ABC burde også forsøkt å unngå å skreddersy systemet i så stor grad som de gjorde; de ville med dette spart seg for en rekke utgifter. Funnene våre samsvarer med det meste av det som er beskrevet i litteraturen, og det er mye å lære fra denne studien for andre SMBer som planlegger å implementere et ERP-system. Sannsynligvis vil de fleste av dem oppleve mange av de samme problemene som ABC gjorde i sin implementering.