Erfaringsoverføring mellom prosjekt og basisorganisasjoen - En casestudie av Ingeniørvesenet i Kristiansand kommune
Abstract
Denne masteroppgaven presenterer en case-studie av Ingeniørvesenet i Kristiansand kommune.Formålet med oppgaven er delt mellom å undersøke erfaringsoverføring i samspillet mellom prosjekt og basisorganisasjon og å forstå hvordan erfaringsoverføring brukes og videre kan forbedres i Kristiansand kommunes vann-og avløps (VA) saneringsprosjekter. Dette leder til følgende problemstilling: Hvordan kan Kristiansand kommunes Ingeniørvesen sikre at erfaringer fra VA-prosjekter overføres til nye VA-prosjekter? Det rettes i oppgaven spesielt fokus på metoder og systemer for erfaringsoverføring.
For å belyse problemstillingen ble det utført en kvalitativ undersøkelse, med et strukturert intervju av 9 informanter, samt en dokumentanalyse av viktige dokumenter til organisasjonen.
Funnene viser at etablerte systemer og metoder generelt fungerer bra for prosjektgjennomføring, men at disse systemene ikke demmer opp for uklar ansvarsfordeling og manglende fokus på erfaringsoverføring i organisasjonen. Opplevelsen er slik på tross av at erfaringsoverføring oppleves som viktig. Resultatene viser en overvekt av bruk av uformelle metoder for erfaringsoverføring, og er den foretrukne metoden i organisasjonen. Erfaringer blir i liten grad kodifisert (gjort skriftlig), og lagres dermed i større grad hos enkeltpersoner. Mesteparten av metodene som finnes for erfaringsoverføring bidrar kun indirekte til erfaringsoverføring – ved at erfaringsoverføring ikke er i fokus. Det konkluderes med at både uformelle og formelle metoder gjerne kan økes i omfang. Økning av de formelle metoder kan fremme kodifisering av erfaringer, og økning av uformelle metoder kan blant annet øke samarbeidet på tvers av avdelinger, som har vist seg noe manglende. Sluttevalueringen ble avdekket som den eneste metoden som blir initiert i prosjektet og som også direkte tar for seg erfaringsoverføring fra prosjekter til basisorganisasjonen. Her finner vi at lessons learned-prosessen i liten grad blir fulgt i henhold til rutiner, og nesten utelukkende fokuserer på økonomi. Mangelen på en database for kodifiserte erfaringer/lessons learned anses som en viktig komponent med tanke på forankring av erfaringer i basisorganisasjonen. Det ble også avdekket at det ikke finnes metoder som direkte sikrer erfaringsoverføring inn i nye prosjekter, og at dette i stor grad går på enkeltpersoners eget initiativ. På bakgrunn av funnene og tidligere litteratur foreslår vi, blant annet, å utbedre lessons learned- prosessen, oppdatere rutine for å gjennomgå tidligere sluttevalueringer ved oppstarten av nye prosjekter, øke antall møter på tvers av avdelinger, og gjøre organisasjonen mer kjent med etablerte systemer.
Nøkkelord: Erfaringsoverføring, prosjekt og basisorganisasjon, offentlig sektor, formelle og uformelle metoder